イベント当日にQRコードを使って参加者をスムーズにチェックインする方法を解説します。スマートフォンやタブレットでの利用手順も説明します。
QRコードの準備
申込完了時に送信される確認メールには、参加者固有のQRコードが含まれています。このQRコードには予約番号（BK-{timestamp}-{random}形式）がエンコードされており、チェックイン端末でスキャンすることで参加者を即座に特定できます。
QRコードはPDF形式でダウンロードして印刷することも可能なため、スマートフォンを持参しない参加者にも対応できます。事前に「当日はQRコードのスクリーンショットまたは印刷物をご持参ください」と案内すると、受付がよりスムーズになります。
チェックインの操作手順
チェックインスタッフは、スマートフォンまたはタブレットでEventSyncのモバイルアプリを開き、「チェックイン」モードに切り替えます。QRコードスキャナーが起動したら、参加者のQRコードをカメラにかざすだけでチェックインが完了します。
チェックイン成功時は画面に緑のチェックマークと参加者名が表示されます。既にチェックイン済みの場合は黄色、予約が見つからない場合は赤で表示されます。QRコードが読み取れない場合は、予約番号の手動入力でもチェックインが可能です。
チェックインデータの活用
チェックイン完了後、参加者のステータスは自動的に「出席済み」に更新されます。イベント終了後に申込者リストから「出席率」（申込数に対するチェックイン済み数の割合）を確認できます。
「ノーショー」（申し込んだが来場しなかった）参加者の把握にも役立ちます。この情報をHubSpot CRMと組み合わせることで、今後のイベントへの招待対象者の絞り込みや、フォローアップメールの最適化が可能になります。チェックインデータはCSVエクスポートに含めることもできます。