満席イベントのキャンセル待ちリスト機能の設定と運用方法を説明します。キャンセル発生時の自動通知フローと待機者の管理手順を解説します。
キャンセル待ちリストの有効化
セッション設定の「定員超過時の対応」で「キャンセル待ちを受け付ける」を選択すると、満席時に申込者がキャンセル待ちとして登録できるようになります。キャンセル待ち受付の上限人数も設定でき、上限に達すると「キャンセル待ちも満員」と表示されます。
キャンセル待ちに登録した申込者にも確認メールが送信されます。この確認メールは通常の申込確認メールとは別のテンプレートを使用でき、「現時点ではキャンセル待ちです」という旨の説明文を含めることを推奨します。
キャンセル発生時の自動通知フロー
参加者のキャンセルが発生すると、システムは自動的にキャンセル待ちリストの先頭（最も早く登録した方）に対して空き通知メールを送信します。この通知メールには空き席の確保リンクが含まれており、デフォルト24時間以内にアクセスすることで正式な参加申込が完了します。
通知への応答期限（24時間）が過ぎると、次の待機者に自動通知が送られます。このプロセスは空き席が埋まるか、キャンセル待ちリストが空になるまで繰り返されます。管理者は通知の応答期限を変更することができます（最短1時間、最長72時間）。
キャンセル待ちリストの手動操作
「申込者」タブでステータスフィルターを「キャンセル待ち」に設定すると、待機者一覧が表示されます。管理者は待機者の順序を手動で並び替えたり、特定の待機者を直接「確定」ステータスに昇格させることも可能です（優先案内が必要な場合など）。
キャンセル待ちリストの待機者全員にメッセージを一括送信する機能もあります。イベントの開催が難しくなった場合や、追加席が見込めない場合など、状況をいち早く伝えるために活用してください。キャンセル待ちの申込者数はリアルタイムでイベント管理画面のダッシュボードに表示されます。