EventSyncの基本的な機能と仕組みを解説します。申込から参加者管理まで一元化できるイベント管理プラットフォームの全体像を把握しましょう。
EventSyncとは
EventSyncは、セミナーやワークショップ、社内研修などあらゆるイベントの企画から運営までをワンストップで管理できる機能です。申込受付・確認メール送信・キャンセル対応・参加者管理をすべて一つのプラットフォーム上で完結できます。
従来は申込受付ツール、メール配信システム、スプレッドシートなどを組み合わせて運用していた業務を、EventSyncに統合することで、管理コストの削減とヒューマンエラーの防止が期待できます。
主な機能一覧
EventSyncが提供する主要機能は次のとおりです。イベント・会場・セッションの階層管理、申込フォームのカスタマイズ、確認メールおよびリマインダーメールの自動送信、定員・キャンセル待ちの自動管理、QRコードを使ったチェックイン、参加者データのCSVエクスポートなどが含まれます。
また、EventSyncはHubSpot CRMと緊密に連携しており、申込者情報は自動的にHubSpotのコンタクトとして同期されます。これにより、イベント後のフォローアップメールやセグメント配信も容易に行えます。
標準的な申込フロー
EventSyncの標準的な申込フローは「予約作成 → 確認メール送信 → キャンセルリンク（7日間有効）」の順に進みます。申込者が申込フォームを送信すると、システムが予約レコードを生成し、予約番号（BK-{timestamp}-{random}形式）を発行します。
その後、確認メールが自動送信され、メール内にはキャンセル用のリンクが含まれます。このリンクは申込日から7日間有効です。7日を過ぎた場合のキャンセルは、管理者への直接連絡が必要となります。イベント当日のチェックインはQRコードで素早く行えます。