予約キャンセル用のリンクが機能しない場合の原因と対処法、手動キャンセルの手順を解説します。
キャンセルリンクが無効になる主な理由
キャンセルリンクが機能しない最も多い原因は、リンクの有効期限切れです。EventSyncのキャンセルリンクの有効期限は申込日から7日間に設定されています。7日を過ぎたリンクにアクセスすると「このリンクは有効期限が切れています」というエラーが表示されます。
有効期限内でもリンクが機能しない場合は、URLが正しく完全な状態でコピーされているかを確認してください。メールクライアントによっては長いURLが途中で折り返されて切断されてしまうことがあります。URLを手動でコピーする際は、リンク全体が含まれているかを確認してください。
また、既にキャンセル処理が完了している予約のキャンセルリンクにアクセスした場合も、「この予約はすでにキャンセルされています」というエラーが表示されます。予約管理画面でステータスを確認してください。
有効期限切れ後のキャンセル方法
キャンセルリンクの有効期限（申込日から7日間）が切れてしまった場合でも、以下の方法でキャンセルを行うことができます。まず、予約確認メールに記載されている予約番号を手元に用意してください。
参加者はEventSyncのサポートページ（https://cotonity.co.jp/support）にアクセスし、「予約のキャンセル依頼」フォームから予約番号とメールアドレスを入力してキャンセルを申請できます。サポートチームが内容を確認の上、代理でキャンセル処理を行います。
主催者側では、管理画面の「予約管理」から対象の予約を検索し、「管理者キャンセル」操作によっていつでもキャンセル処理が可能です。この場合、キャンセル通知メールが参加者に自動送信されます。
キャンセルリンクの設定変更
キャンセルリンクの有効期限はデフォルトで7日間ですが、イベントの性質によって変更が必要な場合があります。例えば、開催1ヶ月前にキャンセルを締め切りたい場合は、有効期限を短縮設定してください。設定は「イベント設定」→「キャンセルポリシー」から変更できます。
イベント全体でのキャンセル受付を停止する場合は、キャンセルポリシーの「キャンセル受付終了日」を設定してください。設定日以降はキャンセルリンクが機能しなくなり、参加者にはその旨のメッセージが表示されます。
キャンセルポリシーが変更された場合でも、変更前に発行されたキャンセルリンクには旧ポリシーが適用されます。変更後に送信する確認メールには更新されたポリシーが反映されます。既存参加者への変更通知は、一括メール送信機能から行ってください。