業務上の承認プロセスを自動化するワークフローの設計と設定方法を解説します。多段階承認・差し戻し処理・タイムアウト対応も含みます。
承認フローの基本設計
承認フローを設計する前に、対象業務の承認権限マトリクスを整理します。「誰が申請できるか」「誰が承認するか」「金額・規模に応じて承認者が変わるか」「複数人の承認が必要か（AND承認）」「誰か一人の承認でよいか（OR承認）」を明確にします。
複数段階の承認が必要な場合は、フローを段階ごとに分割して設計します。例えば「直属上長の承認 → 部門長の承認 → 財務担当の確認」という3段階フローは、3つの承認ステップを順番に配置することで実現できます。
承認通知とリマインド
承認依頼が来たとき、承認者へメールまたはSlack通知が自動送信されます。通知には申請内容のサマリーと承認/却下のリンクが含まれており、通知から直接承認操作ができます。承認専用の管理画面から一括で確認・操作することも可能です。
承認者が長期間応答しない場合のリマインドメール設定も重要です。「承認依頼から24時間経過しても未対応の場合、リマインドを送信」する設定と、「72時間経過で代替承認者に自動エスカレーション」する設定を組み合わせることで、承認が滞るリスクを軽減できます。
差し戻しとキャンセル処理
承認者が差し戻しを行った場合、申請者へ差し戻し理由を含む通知が自動送信されます。申請者が内容を修正して再申請すると、フローが最初から（または差し戻したステップから）再開されます。差し戻し後の再申請回数に上限を設けることも可能です。
申請者がフロー進行中にキャンセルする場合は、「申請取り消し」ボタンから操作できます。取り消しを行うと、現在の承認待ち担当者に通知が送られ、フローが終了します。すべての承認・却下・取り消しの操作履歴は監査ログとして保存され、コンプライアンス目的での参照が可能です。